Закупки на контроле

________ _
Александр Назаров - председатель Новокузнецкой городской коллегии адвокатов
Дмитрий Грачев - экономист
Олег Сарин - маркетолог
Руслан Даминов - специалист по IT

ПОЧТИ на каждом предприятии существует жесткий регламент закупок, собственная или независимая электронная торговая площадка, тщательно прописанный процесс оценки и выбор поставщиков. Но почти никто не уделяет должного внимания эффективности закупок и совсем никто не видит в них резерв для снижения себестоимости. Каждый считает, что именно его система закупок оптимальна.
Тогда почему эффективность работы снабжения у всех разная? И как её можно измерить или повысить?

По этапу
Одно из центральных препятствий в применении электронных закупок заключается в человеческой боязни новизны. Снабженец видит свою функцию в определении цены закупаемого товара и боится эту функцию потерять. Своей же целью он считает получение оптимального по соотношению "цена-качество" товара или услуги. А для этого нужно проводить торги в три этапа: открытый электронный конкурс, публичная процедура допуска к аукциону, закрытый электронный аукцион. Только такая последовательность может создать честную и необходимую в современном мире конкурентную среду.
Доступ к конкурсу должны получить все желающие, а к аукциону допускаются только те,чей товар или услуга полностью устраивают покупателя с технической точки зрения. Так обеспечивается конкуренция и дается возможность проявить себя в ценовой борьбе.
Чтобы окончательно избавиться от страха и достичь максимального уровня конкуренции в аукционе, координатор торгов обязан устанавливать стартовые цены аукциона равные минимальным ценам участника, чье предложение соответствует условиям конкурса не только по технической части, но и по условиям оплаты.

Техническое исполнение
В минусах традиционного снабжения все успели убедиться.Длительность сводного планирования, отсутствие оперативности, затоваривание распределительных складов - все эти недочеты старой системы уйдут, если внедрить в закупки такой элемент как техническое задание (ТЗ).
Оно должно содержать общие параметры, дающие точное представление участникам о предмете конкурса. Тщательно проработанное ТЗ - залог быстрых и продуктивных торгов. Покупатель обязан незамедлительно информировать участников конкурса обо всех изменениях в ТЗ. Нужно обязательно заранее предоставить всем участникам окончательный вариант задания и согласовать дату проведения итогового аукциона.
Чтобы, в соответствии с техническим заданием, были получены оптимальные технические решения, покупателю важно дать возможность каждому из участников конкурса публично презентовать техническую часть своего предложения и публично высказать мнение о предложениях конкурентов, а также претензии по поводу проведения конкурса, если они найдутся. И если техническая часть всех предложений будет соответствовать тому,что хочет покупатель, то ему необходимо пригласить на аукцион всех участников, независимо от цен, условий оплаты и сроков поставки.

Проверка за покупкой
При желании получить необходимый товар покупатель должен контролировать абсолютно все. Но особенно ему следует быть внимательным в отношении недобросовестных поставщиков, сделки с которыми, к сожалению, случаются. Избежать заключения подобных контрактов покупателю поможет проверка победителя на благонадежность в кратчайшие сроки после проведения аукциона. Если результат проверки отрицательный, то победителем торгов станет тот участник, который сделал предыдущий шаг в аукционе. Служба безопасности выявит это оперативно или заблаговременно, ведь круг потенциальных победителей будет уже существенно сужен на данном этапе.

Другой момент, где покупателю стоит проявить быстродействие касается результатов торгов. Промедлив одну-две недели, и цена "уйдёт", если не сказать "убежит". Победитель отказывается заключать договор поставки на условиях аукциона, и виноват в этом покупатель. Поэтому важно себя подстраховать и заключить договор с победителем чуть ли не сразу.
Всю процедуру согласования договора с победителем давно пора свести к простой проверке соответствия - типовой формы договора, номенклатуры, цен и условий торгов. Лучше уделить свое личное время привлечению большего количества участников, чем тратить его на проверку вороха учредительных документов, если станет возможно проверить только победителя аукциона. Чем больше участников, тем больше конкуренция,а чем больше конкуренция, тем ниже цены. Не этого ли каждый покупатель добивается?

Награда на финише

Непрофессионализм, отсутствие стандартов в работе с электронными площадками явно не идут на пользу внедрению торгов. Причем, как показывает практика, материальные потери от непрофессионализма в два-три раза превышают потери от нечистоплотности участников конкурсов. исправить ситуацию поможет банальное, но крайне полезное материальное поощрение.
Для прямой заинтересованности координаторов торгов в достижении наилучших результатов и постоянном совершенствовании покупателю желательно поощрять команду выплатой премиальных в размере нескольких процентов от чистой экономии по аукциону. То есть разнице между стартовой ценой и ценой победителя лучше уйти не в карман, а на мотивацию сотрудников. Ничто так не стимулирует как материальное вознаграждение, схема расчета и процент которого заранее известны, а сумма, соответственно, зависит от изобретательности.
Торговаться, безусловно, можно до бесконечности, но главная покупательская задача от этого не изменится. Приобрести товар желаемого качества и количества по минимальной цене - мечта любого, а с помощью несложных и точных действий можно добиться впечатляющих результатов. И тогда обыденный закупочный механизм превратиться в удобную, саморазвивающуюся и самоокупаемую структуру снижения затрат при каждой покупке.