лайфхаки для снабженцев

Как за один день согласовывать
90% договоров

Если приспичит, то любой договор можно "ногами" согласовать за один день,
а если немного постараться, то можно сделать процесс согласования еще более быстрым и навсегда
Почти во всех конторах договоры согласовываются неделями и даже месяцами. Да что там договоры, даже спецификации к ним согласовываются не меньше.

Коротко о причинах.
Каждый юрист считает, что он самый крутой и всех победит. Каждый безопасник уверен, что кругом враги, но со всеми не справиться. Каждый экономист думает, что это дорого, потому, что ему не с чем сравнивать. Каждый бухгалтер говорит: "А мне-то зачем согласовывать", и он прав. И т.д. и т.п.

А самое главное, что все лезут не в своё дело! А самое, самое главное, что никто не хочет нести ответственность. И поэтому процесс согласования сегодня основан на принципе коллективной безответственности. Каждому в отдельности неважно, чтобы договор был заключен. Каждому в отдельности важна исключительно своя задница. Сроки затягиваются. А виноваты во всем снабженцы, как обычно.

Чтобы положить этому конец, разобьем на два процесса.

Подготовительный процесс. Согласование выбора поставщика

1. Чтобы исключить рассмотрение договоров контрагента и нудное согласование разногласий, выкладывай свои утвержденные типовые договоры при проведении процедур по выбору поставщиков. Требуй, когда это возможно, или убеждай или умоляй использовать именно их. В 90% случаев поставщики должны соглашаться, иначе договоры необходимо пересматривать. Образец я тебе дам. Он проверен годами. Рекомендую.

2. Чтобы согласование прошло быстро, согласующие должны акцентировать
свое внимание только на одном участнике. Делай предварительный выбор победителя сам. Тебе же с ним работать. Не перекладывай эту ответственность на других - расхлёбывать тебе. Не забудь написать комментарий с подробными причинами выбора. Чем очевиднее выбор, тем меньше причин надо указывать и наоборот. Чем чаще ты будешь пытаться обосновывать неочевидный выбор, тем меньше тебе осталось работать. Будь умнее.

3. Круг лиц, согласующих выбор поставщика должен быть следующим:
- главный технический специалист по направлению (или его служба) удостоверяет техническую необходимость закупки и соответствие закупаемой номенклатуры реальной потребности, если предлагаются аналоги;
- служба безопасности проверяет добросовестность контрагента, а так как он один, то можно это сделать тщательнее и бывшим коллегам позвонить и на место выехать, если закупка серьезная;
- директор по экономике и финансам (или его служба) проверяет соответствие бюджету закупки, а также согласовывает условия оплаты, если они не соответствуют типовым для данной закупки;
- председатель конкурсной комиссии утверждает победителя окончательно.
Все согласующие могут написать только "Согласовано" или "Несогласовано" с указанием конкретных причин. Никаких "Согласовано при условии..." или "Несогласовано т.к. кажется..." быть не должно. Иначе процесс может никогда не завершиться, а еще договор заключать!

Окончательный процесс. Согласование договора

Если подготовительный процесс завершился, то до подписания договора осталось совсем чуть-чуть. Бери утвержденный конкурентный лист или протокол. Что там у тебя принято? Проверяй как поставщик заполнил типовой договор, спецификацию. Быстрой уточняй, согласовывай, исправляй и быстро в электронный документооборот или как там у тебя принято.

1. Договор типовой? Да, типовой. Юрист может в этом удостовериться за 5 минут.
2. Служба безопасности согласовала контрагента? Да, согласовала. Контрагент не изменился? Нет, не изменился. Даже 1 минуты много на согласование СБ.
3. Цены указанные в конкурентном листе не изменились? Нет, не изменились. Соответствие бюджету было проверено? Да, вот же синим по белому написано. Отсрочка 30 дней? Конечно! На всё про всё минуты хватит.
4. Директору на подпись.

Кого-то не хватает? Да вроде все на месте.

Итак, согласование договора свелось к проверке соответствия формы типового договора и соответствия наименования контрагента наименованию победителя конкурентной процедуры, а также условий оплаты и поставки ранее согласованным.

Разве это можно затянуть более чем на один день, даже при самом плохом раскладе?

Пиши новый регламент или как там у тебя принято и всё заработает как часы. Проверено. Заработает очень быстро.
Есть предложения - пиши на achermes@mail.ru, обсудим, подкорректируем.
Поделись этим материалом в социальных сетях.
Облегчи жизнь себе и сотням тысяч людей.
Давай остановим это безобразие вместе!
Made on
Tilda